Lieber Leser, unsere Seite finanziert sich durch Werbeeinnahmen und die deshalb angezeigten Werbebanner. Helfen Sie uns, indem Sie Ihren Werbeblocker ausschalten.
Werbung
Das Informationsportal für Stadt und Landkreis Erding
Dienstreisen privat verlängern: Das müssen Arbeitnehmer beachten
Bild von Sadredine Bendani auf Pixabay
Natürlich ist eine Dienstreise in erster Linie Arbeitszeit. Wenn die Reise jedoch an besonders attraktive Orte führt, ist der Wunsch, einige Tage privat anzuhängen oder ein Familienmitglied mitzunehmen, oft groß. Doch worauf sollten Arbeitnehmer achten, wenn sie eine Geschäftsreise mit einem privaten Urlaub verbinden möchten? Ist eine solche “gemischte Reise” überhaupt möglich und wenn ja, unter welchen Bedingungen?
Wie werden Dienstreisen geplant?
Die Planung von Dienstreisen obliegen in erster Linie dem Unternehmen selbst. Oft wird hierfür ein Travel Management System verwendet, welches dafür sorgt, dass alle Aspekte der Reise – von der Buchung der Flüge und Hotels bis hin zur Organisation von Transportmitteln vor Ort – effizient und möglichst kostengünstig abgewickelt werden. Viele Unternehmen haben für Dienstreisen spezielle Richtlinien, die meist schriftlich festgehalten sind. Ein gut funktionierendes Travel Management umfasst dabei drei Schritte:
Antragstellung: Der Mitarbeiter muss zunächst einen Antrag auf Genehmigung der Dienstreise stellen, welcher durch die entsprechenden Vorgesetzten geprüft und genehmigt wird.
Buchung: Nach der Genehmigung kümmert sich das Travel Management oder ein beauftragtes Reisebüro um die Buchung der notwendigen Reiseleistungen.
Reisekostenabrechnung: Nach der Reise reichen die Mitarbeiter ihre Belege ein und bekommen die entstandenen Kosten erstattet.
Sind Dienstreisen in Verbindung mit privatem Urlaub möglich?
Eine häufig gestellte Frage ist, ob es möglich ist, eine Dienstreise mit privatem Urlaub zu kombinieren. Die Antwort lautet: Ja, unter bestimmten Bedingungen. Arbeitnehmer können eine Dienstreise in Verbindung mit privatem Urlaub planen, solange dies im Voraus mit dem Arbeitgeber abgestimmt wird und die geschäftlichen Anforderungen erfüllt sind. Allerdings gibt es hierbei einige Dinge zu beachten, insbesondere in Bezug auf die Haftung und selbstverständlich die Kosten.
Welche Kosten trägt der Arbeitgeber bei einer gemischten Reise?
Bei einer gemischten Reise, die sowohl dienstliche als auch private Komponenten umfasst, übernimmt der Arbeitgeber in der Regel die Kosten, die direkt mit den beruflichen Aufgaben verbunden sind. Dazu gehören beispielsweise Flug- oder Zugtickets für den Hin- und Rückweg, Übernachtungen während des geschäftlichen Teils der Reise sowie Verpflegungskosten, die während der Arbeitszeit anfallen. Auch eventuelle Mietwagenkosten, die für berufliche Termine benötigt werden, werden oft vom Arbeitgeber übernommen.
Zusätzliche private Kosten, wie die Mitreise eines Familienmitglieds oder Umwege aus privaten Gründen, werden jedoch nicht erstattet. Geschäftliche und private Ausgaben müssen hier strikt getrennt werden und der reisende Arbeitnehmer sollte alle Belege aufbewahren. So werden beispielsweise die Übernachtungskosten nur für die dienstlichen Tage übernommen, während private Vergnügen nicht als Betriebsausgaben abgerechnet werden dürfen. Übernimmt der Arbeitgeber jedoch auch Teile der privaten Kosten, könnte dies als geldwerter Vorteil angesehen werden und steuerliche Konsequenzen haben.
Diese Kosten kommen auf Arbeitnehmer zu
Wenn der Arbeitnehmer die Dienstreise um private Urlaubstage verlängert, muss er die zusätzlichen Kosten, die durch den privaten Teil der Reise entstehen, selbst tragen. Dazu zählen zum Beispiel die Übernachtungen und Verpflegungskosten während der Urlaubstage, private Aktivitäten und eventuell höhere Reisekosten, falls die Rückreise aufgrund des Urlaubs teurer wird.
Allerdings können sich die privaten Kosten, wie zum Beispiel die Fahrtkosten, mit den dienstlichen Kosten vermischen. In diesem Fall ist es wichtig, wie groß der private im Vergleich zum beruflichen Anteil der Reise ist. Verlängert ein Arbeitnehmer die Dienstreise beispielsweise um drei Urlaubstage, gilt die Rückreise als privat. Solange die zusätzlichen Urlaubstage jedoch nicht mehr als fünf betragen, wird die gesamte Reise als Dienstreise betrachtet und der Arbeitgeber kann die Kosten für die Rückreise erstatten. Übersteigen die Urlaubstage jedoch fünf Tage oder macht der berufliche Teil weniger als 10 Prozent der gesamten Reise aus, wird die Reise hauptsächlich als Urlaubsreise betrachtet. In diesem Fall muss der Arbeitnehmer die Kosten für An- und Abreise selbst übernehmen und das Unternehmen erstattet nur die Ausgaben, die direkt mit beruflichen Verpflichtungen verbunden sind.
Welche Kosten müssen als geldwerter Vorteil versteuert werden?
Bei gemischten Reisen, die sowohl berufliche als auch private Anteile umfassen, kann es vorkommen, dass bestimmte Kosten als geldwerter Vorteil gelten und daher versteuert werden müssen. Dies betrifft insbesondere die Kosten, die auf den privaten Anteil der Reise entfallen, wie zusätzliche Übernachtungen, Mahlzeiten und Freizeitaktivitäten während der Urlaubstage. Auch wenn der Arbeitgeber diese Kosten zunächst übernimmt, muss der Arbeitnehmer diese Ausgaben als geldwerten Vorteil in seiner Steuererklärung angeben.
Dies kann zum Beispiel bei Fahrtkosten der Fall sein, die vom Arbeitgeber freiwillig übernommen werden. Auch Mehrkosten durch die Begleitung eines Familienmitglieds sind nicht steuerfrei. Beispielsweise müssen die Kosten für ein Doppelzimmer, wenn sie vom Arbeitgeber übernommen werden, vom Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil versteuert werden.
Die Kosten von gemischten Reisen müssen aufgeteilt werden
Um also eine korrekte steuerliche Behandlung zu gewährleisten, müssen die Kosten von gemischten Reisen sorgfältig aufgeteilt werden. Dabei wird zwischen den Ausgaben für den beruflichen Teil der Reise und den Kosten für den privaten Urlaub unterschieden. Die beruflichen Kosten, wie die An- und Abreise zu geschäftlichen Terminen, Übernachtungen und Verpflegung während der Arbeitszeit, übernimmt in der Regel der Arbeitgeber und diese sind steuerfrei.
Im Gegensatz dazu müssen die Kosten, die durch den privaten Teil der Reise entstehen, vom Arbeitnehmer getragen oder – bei Zahlung durch den Arbeitgeber – entsprechend als geldwerter Vorteil versteuert werden. Eine transparente und nachvollziehbare Trennung der Ausgaben ist hierbei unerlässlich.
Dürfen Arbeitnehmer Familienmitglieder oder Freunde mit auf eine Dienstreise nehmen?
Grundsätzlich ist es nicht untersagt, Familienmitglieder oder andere Privatpersonen auf eine Dienstreise mitzunehmen. Ob dies möglich ist, hängt von den Reiserichtlinien des Unternehmens ab. Diese regeln, unter welchen Bedingungen die Mitnahme von Familienmitgliedern und Freunden auf gemischten Dienstreisen erlaubt ist.
In den meisten Fällen müssen Mitarbeiter die Kosten für ihre Begleitperson strikt von den dienstlichen Kosten trennen. Das bedeutet, dass Familienmitglieder oder Freunde ihre eigenen Fahrt-, Hotel- und Verpflegungskosten selbst tragen müssen, während das Unternehmen die üblichen Kosten des Mitarbeiters übernimmt. Sollte beispielsweise ein Doppelzimmer benötigt werden statt eines Einzelzimmers, sind die entstehenden Mehrkosten von der Begleitperson zu tragen. Um die Abrechnung der Reisekosten zu vereinfachen und die Ausgaben nachvollziehbar zu machen, sollten Mitarbeiter ihre Belege zeitnah bei der Firma einreichen.
Fazit
Das Kombinieren einer Dienstreise mit privatem Urlaub kann eine attraktive Möglichkeit für Arbeitnehmer sein, berufliche und persönliche Interessen zu verbinden. Wichtig ist, im Vorfeld eine klare Absprache mit dem Arbeitgeber zu treffen, um sicherzustellen, dass alle geschäftlichen Anforderungen erfüllt werden und die zusätzlichen Kosten korrekt zugeordnet und gegebenenfalls versteuert werden.
Der Landkreis Erding vergibt zusammen mit dem Kreisverein für Heimatschutz und Denkmalpflege Landkreis Erding zum 35. Mal die Fassadenpreise für besonders gelungene Neubauten und Sanierungen.
Der Landkreis Erding